Pasos para conseguir que tus clientes te paguen (y a tiempo)

Para muchos autónomos/freelancers que ofrecen servicios y trabajan con clientes, conseguir ser pagado e, incluso, podríamos decir que conseguir ser pagado a tiempo es un gran problema. Muchas veces pecan de confiados y actúan con tranquilidad sin darse cuenta de que están dejando “cosas en el aire” y de que están desprotegidos ante cualquier decisión que ese cliente tome en cuanto al pago de los servicios contratados.

¿Cómo evitar que no nos paguen?

#1. Cobrar por adelantado

Una de las mejores opciones para ver si un cliente es serio y realmente está dispuesto a seguir adelante con el importe del presupuesto es pedir por adelantado el cobro del 30% o del 50% del total del presupuesto. Es mejor si es el 50%, ya que tendrías cubierto más parte del presupuesto y el compromiso del cliente es aún mayor.

Si un cliente no acepta estas condiciones, a lo mejor es que no te conviene tenerle de cliente. Al fin y al cabo, el pago del 50% del total del presupuesto es una manera de confirmar el acuerdo y de aceptar el presupuesto. Sino añadimos esa cláusula es demasiado fácil aceptar presupuestos y terminar por no pagarlos o por retrasar el pago durante meses y meses.

Quien no haya hecho nunca esto pensará que es una locura, ¿qué pasa si perdemos un cliente porque este no está dispuesto a pagar nada por adelantado? Lo que decía antes: si el cliente no quiere seguir con el proceso, es que seguramente no era un cliente de fiar. Así que este requisito del cobro por adelantado del 30% o 50% del total te permite hacer un filtro y ahuyentar a potenciales clientes que no pagan.

Además, cobrar por adelantado tiene otras ventajas:

Permites cierta financiación para el cliente. No te tendrá que pagar todo el importe de golpe y podrá financiarse el proyecto pagándolo en varias cuotas.
Permites financiarte: si cobras el 50% del total del presupuesto ahora, tendrás ya ese dinero para poder ingresarlo, tener beneficios, pagar cuota de autónomos, etc. Si te esperas al final y el proyecto se alargase por cualquier motivo, ese dinero con el que contabas puede suponerte un quebradero de cabeza cuando veas que no llega.

Importante: no empieces el trabajo hasta que el cliente haya pagado la paga y señal. Esto te permitirá ahorrarte problemas, fines de semana en los que haces ‘trabajos urgentes’ que luego no cobras y mil cosas más. Piensa que los clientes pueden de repente decidir que no quieren hacer el proyecto y si no te han pagado nada estarías trabajando gratis…

#2. No es una cuestión de confianza

Esta aclaración podría estar perfectamente en el primer punto, pero he preferido darle un apartado por sí solo ya que creo que es muy importante.

¿A qué me refiero con cuestión de confianza? Es muy probable que acabemos ofreciendo servicios a familiares, amigos, potenciales clientes que conocemos en persona desde hace tiempo… Es difícil a veces cambiar el rol de una relación, si siempre ha sido de confianza mutua, de ‘buen rollo’, de sobreentender que todos están igual de comprometidos… cambiar de repente a un ‘vale, no empezaré a trabajar hasta que me pagues el % por adelantado’ puede suponer un choque. A veces el choque es solo para ti, no es para el cliente. Pero aún así esto puede dificultarte perfectamente la decisión de pedir cobrar por adelantado.

Piensa en crear un protocolo de actuación. Paso 1, paso 2, paso 3. Y aplícalo para todos los futuros clientes, sean o no sean amigos/conocidos/familiares. Puedes coger ese protocolo y utilizarlo de ‘escudo’ ante tus dudas y decirte: ‘Me dije que aplicaría el protocolo y, por lo tanto, lo voy a hacer’. Incluso puedes decirle al potencial cliente “por protocolo, cobro el 50% por adelantado”. Y ahí ya tienes tu excusa para seguir adelante con la propuesta aunque no te atrevas en un principio porque te da cosa cambiar el tipo de relación.

#3. Antes de enviar/entregar todo el proyecto, asegúrate de cobrar el 50% restante

Cuando ya estás a punto de entregar el proyecto, puede parecerte que no hace falta pedir el 50%. Total, tienes una relación de confianza con ese cliente y ya te ha pagado por adelantado el 50% del proyecto… Pero si es la primera vez que trabajas con este cliente y no sabes cómo actuará, mejor que pidas el 50% restante antes (justo antes) de entregar el proyecto final. Así te aseguras de que lo vas a cobrar.

Si ofreces servicios en los que no hay una entrega directa del material, asegúrate de pedirlo justo antes de terminar el trabajo, por ejemplo, antes de entregar el informe final o antes de que finalicen los servicios. Envía la factura y que quede claro que tienen que abonar ese importe.

A veces, esto puede suponer un retraso en la entrega final, ya que si el cliente se retrasa en el pago, la entrega también puede verse retrasada. Es conveniente hacer esta gestión con un poco de antelación o incluso explicárselo al cliente, para que luego no haya sorpresas y malentendidos.

#4. Los contratos, un gran aliado

¿Cómo especificar tantas cosas? ¿Por e-mail, por teléfono, en persona? Lo mejor sería que tuvieses un contrato estándar que pudieras enviar junto al presupuesto, de manera que el cliente tuviera que aceptar el presupuesto y el contrato.

En el contrato podrías especificar los términos del pago, condiciones, etc. de manera que el cliente en todo momento sabría qué puede esperar y en ningún momento habría malentendidos.

#5. Facilita el pago

No pongas difícil el pago. Si el cliente te ofrece un método de pago en concreto, acéptalo. Incluso puedes habilitar mediante programas de facturación desde los cuales haces facturas la posibilidad de que te paguen la factura con PayPal o algún otro método de pago. Si quieres que te realicen transferencias, pon muy claro en la factura cuál es el número de la cuenta para poder hacer la transferencia.

#6. ¿Pagos recurrentes? Ponlo aún más fácil

Si recibes pagos recurrentes de un cliente, ponlo aún más fácil. Si cada mes el cliente tiene que enviarte un pago (una transferencia, por ejemplo) y tú tienes que enviarle una factura, hay más probabilidades de que pague tarde o de que no pague. En cambio, si montas un sistema de suscripción/pagos recurrentes en los que el cliente es cobrado automáticamente cada vez que habéis establecido el pago, será más fácil.

Stripe es un servicio que te permite tener pagos recurrentes. Tu cliente introduce su tarjeta de crédito y a continuación pasa a recibir cobros cada vez que lo habéis establecido. Es más fácil recibir pagos si tienes algún servicio de este tipo configurado.

#7. Seguimiento de impagados

No abandones si no te pagan. Alguien que no te paga puede acabar haciéndolo si le contactas con regularidad. Tienes que hacer un seguimiento de las personas y empresas que no te han pagado e ir insistiéndoles.

Cuanto más directo sea el contacto, más difícil de ignorar. Es decir, un e-mail es más fácil de ignorar que una llamada de teléfono. Un Whatsapp según como es más difícil de ignorar que un e-mail, ya que tenemos el “en línea” y el doble tick azul. De todos modos, aquí ya entra una cuestión más psicológica. A veces el que persigue al que no paga es el que se siente psicológicamente presionado, porque como es ignorado en sus peticiones, es ignorado en sus derechos, acaba desistiendo pensando que es un pesado. Pero míratelo del revés.

Vas a la panadería y pretendes no pagar el pan. ¿Qué pasaría? ¿No te daría vergüenza? ¿Te atreverías a hacerlo? Los que no pagan son un poco así, saben que tienen el ‘poder’ porque son los que pagan y si consiguen que te sientas desempoderado totalmente, seguramente se aprovecharán de la situación. Así que no abandones, persiste.

#8. Lo que empieza mal, termina mal

De algún modo a veces el instinto te dice ‘este cliente no va a pagar, con este voy a tener problemas’. Sigue este instinto. Cuesta, porque puede acabar implicando posibles proyectos. Muchas veces este ‘instinto’ es una mezcla entre conocimiento, experiencia previa y el ‘feeling’ que te da alguien con la información que te da cuando te habla, cuando trata contigo, cuando firma o no el contrato, etc.

Sigue este instinto y huye de los clientes que no te aportarán nada más que quebraderos de cabeza. Lo que empieza mal (malas sensaciones, alguien que no quiere pagar el 50% por adelantado, alguien que no quiere firmar un contrato), tiene muchas probabilidades de acabar mal. ¿Qué significa acabar mal? Evidentemente, no cobrar.

Conclusiones finales

Creo que las conclusiones finales están muy claras. Resumiendo:

Siempre cobra por adelantado
Haz que el cliente firme un contrato en el que quede todo claro
Facilita los pagos
Nunca empieces a trabajar sin haber cobrado el pago por adelantado
Establece claramente las condiciones en el contrato
Aplica el protocolo siempre

Espero que con estos consejos puedas reducir la incertidumbre de si voy a ser pagado o no. Diseñar un protocolo y aplicarlo sin excepciones es la mejor manera de protegerse ante los impagos.