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Cómo escribir e-mails comerciales de presentación para conseguir clientes [Con plantillas]

Cómo escribir e-mails comerciales de presentación para conseguir clientes. Con ejemplos y plantillas

Una de las mejores estrategias que podemos seguir para conseguir un flujo constante de clientes es la de enviar e-mails a puerta fría a posibles clientes para darnos a conocer y conseguir concertar reuniones comerciales.

¿Qué son los e-mails a puerta fría?

Son esos e-mails que enviamos a personas que no nos conocen de nada. La tarea de presentarnos ante estas personas que no nos conocen es difícil, ya que muy probablemente los e-mails que enviemos acaben en la papelera o incluso marcados como SPAM. La cosa es sencilla: estamos hartos de recibir constantemente publicidad a través del correo y, con el tiempo, vamos creando un filtro interno de SPAM muy potente que hace que rehuyamos de e-mails en frío estándar.

Si lo que pretendes es enviar el típico e-mail de “hola, mira quién soy, mira qué hago, cómo molo, ¿quieres hablar?”, olvídate de ello. Mejor que no sigas. Déjalo… porque no conseguirás nada (o casi nada) y lo que harás será perder tu valioso tiempo. 

Enviar e-mails a puerta fría para presentarnos a un potencial cliente requiere de una estrategia y una actitud. La estrategia se basa en enviar el e-mail a la persona correcta y con el mensaje correcto. Y eso requiere investigación.

¿Qué actitud hay que tener cuando se envían e-mails a puerta fría?

La actitud es muy importante. Seguridad, confianza, buena autoestima y… ¡a seguir! No puedes rendirte ante los primeros noes o ante los primeros e-mails sin respuesta.

  1. No pasa nada si no nos responden o nos dicen que no. No es algo personal.
  2. Hay que abandonar el ego. Presentamos nuestros servicios, pero el objetivo es ayudar al posible cliente. 
  3. Constancia. Seguir enviando e-mails a puerta fría según nos habíamos propuesto.

Eso sí, si tu estrategia actual es coger un listado de empresas y añadir los e-mails al CCO de tu e-mail. Enviar un mismo y único mensaje a todas estas empresas donde simplemente te presentas y dices quién eres… ¡mal, muy mal! Así no conseguirás resultados.

¿Te imaginas poder escoger a tus futuros clientes?

La ventaja de enviar e-mails a puerta fría es que puedes escoger a tus futuros clientes. ¿No te parece genial? ¿Poder escoger con quién quieres trabajar y de qué nicho? En vez de estar esperando sentado a que te vengan los clientes, se trata de ser proactivo e ir a por todas. Sin duda es la mejor estrategia B2B (Business to Business) para conseguir clientes.

Motivos por los cuales no estás enviando e-mails a puerta fría para conseguir nuevos clientes

Voy a nombrarte algunos motivos por los cuales seguramente ahora mismo no estás enviando e-mails en frío. La razón por la cual puedo nombrártelos es porque he ofrecido formación sobre cómo enviar e-mails en frío ya a muchas personas y sé perfectamente los motivos por los cuales este tipo de estrategia incluso intimida a los freelancers:

  • Te da miedo que te digan NO
  • Te da miedo que no te respondan nunca
  • Crees que no sirve para nada porque ya lo has hecho con anterioridad y no te funcionó
  • Envías 10 e-mails y como no funciona, dejas la estrategia y nunca más vuelves a probar
  • Crees que lo que envías no interesa
  • Crees que hay alguna fórmula mágica para conseguir clientes o que la gente los consigue porque tiene suerte o tiene contactos

Desde ya te digo que el miedo a que te digan que no o a que no te respondan… ¡quítatelo! Una negativa o un silencio no implica que tu trabajo no interese. Quizá implica que ahora mismo tu cliente no está dispuesto a contratarte o que está ocupado y no puede responder o… mil cosas más.

Los otros motivos van más dirigidos a pensar que este tipo de estrategias no funcionan y que quienes tienen clientes es porque han nacido con una flor en el cu*o. Sí, hay gente que nace en circunstancias más favorables, por así decirlo, pero eso no impide que tú consigas tus objetivos. Vivir de tu profesión y ganarte la vida pudiendo ahorrar y estar, en cierto modo, tranquilo.

La suerte hay que trabajarla.

Lo que está claro es que si nunca haces nada, nunca conseguirás nada. Por el mismo motivo que si estás pedaleando una bici y dejas de pedalear, tarde o temprano te caerás… tú y la bici. Si quieres conseguir clientes de otro país, si quieres empezar a tener mejores clientes, si quieres tener tu primer cliente… ¡vamos, muévete! Créetelo y mueve ficha. El mundo te está esperando.

Y, créeme, hay muchas oportunidades ahí fuera que puedes aprovechar ahora mismo.

Si quieres aumentar tu base de clientes, ¡adelante! Puedes hacerlo. En menos de 1 mes puedes tener los clientes que te hayas propuesto.

Un poco de estadísticas: ¿por qué enviar e-mails en frío sigue siendo una de las estrategias más efectivas para encontrar clientes?

Sabemos que enviar e-mails en frío no es algo fácil, entre que no sabemos qué tipo de textos escribir, nos da miedo que no nos responda nadie, nos sentimos rechazados… lo más probable es que hayas abandonado esta estrategia antes de que empezara a dar sus frutos. No hay que olvidar que el envío de e-mails en frío puede suponer una parte crucial en tu embudo de ventas.

De media cada persona recibe unos 147 e-mails al día. Para poder destacar y conseguir que tus e-mails sean leídos, tendrás que esforzarte. De los 147 e-mails que una persona recibe, suele responder unos 12 y borrar el resto al cabo de pocos segundos de ver su contenido (si es que lo llega a ver). Necesitas prepararte y tener plantillas adecuadas para poder diferenciarte del resto.

Aquí van los números:

  1. El e-mail es 40 veces más eficiente para asegurar una venta que Facebook y Twitter combinados.
  2. Sólo el 9% de los e-mails de ventas (o destinados a establecer contacto con posibles clientes) son abiertos. Así que si abandonas a la primera y no haces ningún seguimiento, pierdes muchas oportunidades.
  3. El 33% de los e-mails son abiertos o no abiertos solo por el asunto que contienen. ¿Que no te responden? Prueba a enviar el mismo e-mail con otro asunto.
  4. El 86% de personas que llevan negocios prefieren el e-mail como medio de comunicación antes que el teléfono.
  5. Los e-mails personalizados reciben un 14% más de clicks.
  6. El e-mail ideal para conseguir una respuesta está entre las 75 y las 100 palabras. Más largos o más cortos, empiezan a perder eficiencia.
  7. Los e-mails con preguntas obtienen un 50% más de respuestas.
  8. La mayoría de personas que envían e-mails en frío no manda más de 2 e-mails (el primero y uno de seguimiento).
  9. El número mágico para conseguir de verdad a un cliente es de 5 e-mails enviados. Esto significa que tienes una ventaja sobre tu competencia: si la mayoría de personas frena a los 2 e-mails y tú sigues… tienes más probabilidades de conseguir el cliente.
  10. El retorno de la inversión de enviar e-mails en frío es del doble que las llamadas en frío.

Estas estadísticas pueden ayudarte a mejorar tu motivación a la hora de enviar e-mails en frío. Vamos ahora a ver qué es lo que no tienes que hacer cuando empieces a enviar este tipo de e-mails.

Cómo enviar e-mails a puerta fría para captar clientes

Antes de empezar con lo que sí hay que hacer, empezaremos con lo que NO hay que hacer, ya que normalmente cuando hacemos este tipo de envíos fallamos más y es mejor evitar los típicos errores que cometemos.

Aquí encontrarás una guía paso a paso de lo que NO hay que hacer cuando envías e-mails comerciales para conseguir clientes. Son fallos que todos hemos cometido. Sobre todo al empezar, cuando no teníamos ni idea y enviábamos lo que nos parecía. Mi objetivo es que no pierdas el tiempo: utiliza los atajos que te voy a enseñar y conseguirás tus objetivos mucho antes. No hace falta que te equivoques y pierdas el tiempo. ¡Avanzando!

#1. Hablar sólo de ti mismo.

“Hola, soy Emma y me dedico a la consultoría en marketing digital. Mi currículum es tal, he colaborado en tal, he hecho tal, he salido en prensa en tal… bla, bla, bla, bla…. Ofrezco mis servicios.”

Cara del cliente:

¿Qué tienes que hacer? Presentarte brevemente y a continuación pasar a la acción. Es decir, hablar de los beneficios que puede obtener el cliente si te contrata, hablar de los puntos de dolor del cliente, hablar de dónde le conociste…

Hablar de ti y solo de ti no solo hará que el posible cliente borre el e-mail, sino que se quedará con la sensación de que eres un egolatra pesado. Es así.  A tu posible cliente le gusta que le hables de él, no de ti. Aplícalo.

En resumen, investiga:

  • ¿Qué puedes hacer tú para ese cliente?
  • ¿Qué le soluciones? ¿Qué puntos de dolor tiene?

#2. No personalizar el e-mail.

Típico. Un sólo e-mail para 3000 personas diferentes. Con 3000 empresas diferentes, incluso de varios sectores y de varias industrias. No ponemos el nombre del cliente, ni el nombre de su empresa, ni hacemos referencia a su web o a ninguno de sus proyectos.

¿Para qué querría alguien leer un e-mail que se supone que es personalizado, pero que en realidad está dirigido a muchas personas? ¿Por qué debería perder mi tiempo leyendo algo así? Venga, a la basura. Necesitamos conectar con el posible cliente, crear un vínculo. Empatía.

Hay que personalizar el e-mail. Poner el nombre del cliente, hacer referencia a su empresa y a las cosas que hacen (si hace falta), investigarlo a fondo para que el e-mail quede escrito como si le escribiéramos a un amigo. Hay que demostrar que realmente nos interesamos por ese posible cliente, que no es uno más dentro de una lista gigante de personas a las que estás contactando.

Podemos investigar a nuestro futuro cliente en LinkedIn o incluso en redes sociales, ver qué actividad tiene, de qué temas habla, qué es lo que le interesa…

#3. No firmar el e-mail.

Enviamos el e-mail y firmamos. “Saludos, Emma Llensa”. Y ya. ¿Y que no hay manera de contactar? ¿Teléfono, web? ¿Algo de info? No te olvides de este tema tan básico. Pero tampoco agobies poniendo imágenes, logos, PDFs adjuntos… sé simple y escueto para evitar que tu e-mail vaya a la carpeta de SPAM.

#4. Frases sin objetivo y sin ton ni son y… frases largas.

Muchas veces cuando describimos nuestros servicios empezamos a usar palabras abstractas y extrañas que se han ido usando a lo largo de los años y que ni siquiera nosotros sabemos qué significan:

“Trabajo para que el cliente quede satisfecho” (bueno, esta aún)

“Ofrezco un servicio integral orientado a cumplir con las expectativas del cliente.”

“Nuestro equipo es multidisciplinar y realizamos cualquier tipo de encargo”

Lo de las frases largas lo digo porque muchas veces me encuentro frases de 3 líneas que cuando has terminado de leer la última palabra ya no sabes de qué te hablaba en la primera línea. Hay que evitar frases largas y frases tan abstractas. Hay que concretarCuanto menos abstractos seamos, mejor. 

Pregúntate esto:

¿En qué puedo ayudar a mi cliente?

¿Qué es lo que realmente mi equipo multidisciplinar puede hacer para el cliente?

Por ejemplo, “Podemos hacernos cargo de todo el proceso de elaboración de X, así podrás dedicarte de verdad a lo que te interesa y no perder el tiempo gestionando diferentes proveedores”. ¿Qué ofrecemos aquí al cliente? Un “servicio integral” con el objetivo de que el cliente se ahorre tiempo gestionando varios proveedores. Es mucho más comprensible para el cliente lo de “ahorrarse tiempo gestionando proveedores” que no “tengo un súper equipo multidisciplinar”.

Se trata, entonces, de traducir lo abstracto por lo concreto. Esto lo conseguirás si sabes exactamente qué quiere tu cliente, cuáles son sus puntos de dolor y qué es lo que ofreces que puede ayudar de verdad a ese cliente. Por lo tanto, todo esto requiere un esfuerzo de autoanálisis e investigación de clientes.

#5. No escribir con la voluntad real de ayudar al cliente.

Si el cliente no ve qué beneficios puede obtener de trabajar contigo, difícilmente vas a llamar su atención y va a querer saber más de ti como para concretar una reunión presencial. Tienes que esforzarte en descubrir cuáles son los puntos de dolor de tu cliente (qué es lo que más le duele, lo que más necesita) y hacer referencia a ellos en tu e-mail.

No nos damos cuenta, queremos ese cliente, o queremos más clientes simplemente, y empezamos a pescar “a saco”, pensando que alguno caerá… pero la verdad es que sin cierta personalización y sin saber qué es lo que ofrecemos que tanto puede interesar a nuestro cliente, nuestra oferta puede quedar en el olvido o incluso ser mal recibida por el potencial cliente.

#6. No sugerir o proponer una acción.

No te olvides de hacer una llamada a la acción. Puedes sugerir concertar una reunión presencial o una reunión por Skype. Incluso una llamada telefónica. Sobre todo, no te olvides de esto, ya que sin una llamada a la acción tu e-mail puede quedar en un “… ¿y ahora qué?”.

Sin llamada a la acción, todo el e-mail queda en algo vago. Piensa en los centenares de e-mails que recibimos cada semana. Si un e-mail de alguien nos interesa, pero no se nos “pide nada”, lo más probable es que lo ignoremos. Pensamos: “bueno, lo guardo para más adelante, cuando lo necesite iré a buscarlo”. El problema es que recibimos tanta información que ese “ya iré a buscarlo” acaba siendo algo falso. Muy diferente si, en cambio, hemos conseguido una reunión por Skype o presencial con esa persona. Entonces es mucho más probable que no te olvide, que mantengas la relación y que cuando te necesite piense en ti como primera posibilidad.

#7. No hacer un seguimiento de las personas a quienes se ha escrito

Un error es no ir apuntando cada persona a la que escribimos, junto con la fecha y, si puede ser, un recordatorio de qué mensaje se le ha enviado. Esto lo puedes hacer en un excel perfectamente o en una hoja de cálculo de Google Drive y, evidentemente, puedes hacerlo también con un programa de CRM (gestión de la relación con clientes). Es importante saber a quienes hemos escrito para poder llevar un seguimiento de las respuestas, los silencios, lo que hemos conseguido y lo que no.

#8. Abandonar antes de tiempo

Como te decía, todo es cuestión de actitud. Los que abandonan antes son los que conseguirán menos resultados. Cuestión de estadística. Los comerciales que más clientes consiguen son los que siguen su estrategia, la aplican con disciplina y no la abandonan. Son los que no se sienten menospreciados por un NO o por un silencio por parte del posible cliente. Tienes que adoptar esta actitud, ponerte en la piel de un buen comercial y no abandonar tu estrategia. Puedes, evidentemente, reformular la estrategia después ver qué es lo que te aporta más éxito y qué es lo que menos te funciona. Eso siempre.

Empatía: ¿cómo es nuestro posible potencial cliente?

Vale, antes de las plantillas tenemos que hacer un ejercicio de empatía. ¿Cómo es nuestro potencial cliente? ¿Tiene tiempo? ¿En qué circunstancias recibe mi correo? Algunas características:

  • No tiene tiempo.
  • Recibe muchísimos e-mails cada día.
  • Le atraerá tu e-mail si consigues hablarle de beneficios para él y podéis ir al grano.

Otras circunstancias:

  • Puede ser que lea tu e-mail y que se olvide del tema porque estaba haciendo otra cosa.
  • Puede ser que incluso le intereses, pero que al olvidarse luego no sepa cómo contactarte.
  • Puede ser que al no haber oído nunca de ti necesite volver a oír de ti (remarketing).

Una cosa es segura: si te lo curras en la investigación de contactos y en la redacción de los e-mails, tienes muchas más posibilidades de conseguir resultados que no si envías un e-mail despersonalizado a 3000 personas diferentes.

Buyer Persona. Pero… ¿qué quiere de verdad mi cliente?

A parte de ser empáticos, necesitaremos cierta investigación. Lo hemos ido diciendo a lo largo de esta entrada. Recuerda: “puntos de dolor”, “beneficios”, “soluciones”… tienes que investigar todo lo que aportas de valor para tu cliente para poder luego redactar bien los e-mails. No vale con imaginarnos qué quiere el cliente y qué es lo que ofrezco yo que le puede interesar. Necesitaremos realizar un Buyer Persona, pensar de verdad qué es lo que estamos solucionando de nuestro cliente.

¿No sabes lo que es un Buyer Persona? Escríbeme y te lo comentaré, no te preocupes, es fácil de hacer y te puede ser muy útil para entender mejor qué negocio tienes en marcha.

Plantillas de e-mails que puedes usar cuando envíes e-mails para conseguir clientes

estadísticas emails en frío

Plantilla 1
Breve presentación de ti. Menciona cómo le has conocido (le conociste en una feria, en LinkedIn, sois miembros del mismo grupo de Facebook o del mismo grupo de LinkedIn, has visto que ha dicho tal cosa en Twitter…). Ofrece un breve resumen de cómo puede beneficiarse de tus servicios. Sugiere una reunión presencial o por Skype para hablar de tus servicios. Firma.

Esta plantilla te permite presentarte haciendo referencia a alguna cosa en común que tienes con tu posible cliente. Esto hace que la relación no sea tan fría, no eres un total desconocido que le escribe, sino que habéis coincidido en algún otro lugar.

Plantilla 2
Breve presentación de ti. Escribre preguntando a quién de la empresa deberías dirigirte para poder hablar de X asunto (tus servicios). Sé muy breve. Firma.

Este tipo de e-mails breves suelen ser leídos (estadísticamente los e-mails breves reciben más lecturas) y si lo que pides no es un disparate, es probable que la persona te responda. También puedes guardar esta plantilla como 2º e-mail en caso de que no te respondan al haber enviado un 1º e-mail.

Plantilla 3

Método AIDA. Atracción, interés, deseo y acción.

Breve presentación de ti. Atracción: explica algo que pueda atraer su atención, por ejemplo, “en tu último tweet has dicho tal cosa”, “en tu página de Facebook he visto tal cosa”, “en tu web he visto que trabajáis con tal persona, que yo también conozco”, “el otro día te vi en una conferencia y me encantó”. Sigue captando su interés: explícale qué objetivo tienes al escribirle. Deseo: dile que tú ofreces estos servicios y estos resultados. Acción: sugiere concertar reunión presencial, por Skype o por teléfono para hablar del tema.

Esta técnica de copywriting, el método AIDA, es muy fiable, ya que ha sido probada durante años y siempre se puede ver su eficacia. Puedes ver una entrevista que me hizo Gemma Beltran (traductora) sobre copywriting donde explico diferentes técnicas y, entre ellas, el por qué del método AIDA en este vídeo.

Sobre todo, ¡recuerda!

No es suficiente con escribir bien un e-mail usando las plantillas, lo importante es personalizar cada uno de los e-mails. Cada persona tiene sus proyectos, su empresa, su web, sus particularidades… si dedicas tiempo a escribir personalmente a cada uno de ellos, conseguirás muchos más resultados. Conseguirás conectar con el posible cliente, conseguirás atraer su atención y que acepte tener una reunión donde le podrás plantear tus servicios.

Este tipo de estrategias te permitirán exportar tu trabajo, conseguir clientes que pagan más (subir de categoría, por así decirlo), poder filtrar el tipo de cliente con el que te interesa trabajar… además de tener controlado un sistema a través del cual vas consiguiendo nuevos clientes y reduces la incertidumbre de ¿qué voy a ingresar en unos meses?

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